Ring ring, bara du slår en signal! (Eller: Nio råd som för dig säkert över enkätens minfält)

I dag skriver Marja Grill om ett instrument som kan spela både falskt och fult. Men som rätt stämt kan ge lysande låtar till nyhetsrepertoaren.

Det är viktigt att hantera svarsalternativen seriöst.
Det är viktigt att hantera svarsalternativen seriöst.

Första frågan du ska ställa dig är: finns det något annat sätt att få veta detta på?

Om svaret verkligen är nej, kan det vara läge att göra en enkät.

Jag vet att det är ett trubbigt verktyg, svårt att få tillräckligt många svar, lätt att feltolka. Jag vet att det inte är sanningen, bara sanningen och ingenting annat än sanningen. Jag vet allt det där. Men. Det kommer bra nära ibland. Så trots allt detta så älskar jag enkäter. När urvalet och svarsfrekvensen är rätt så får du en helhetsbild som ingen annan har. Och när du plötsligt får tag på den där underbara, engagerade sakkunnige personen som i fri text berättar om sin bild, från insidan, då är det fantastiskt.

Bäst och lättast är det att göra enkäter på e-post tycker jag. Det finns fina program, men med ett mail med ett par, tre frågor får du flest svar. Personen du söker kan se att det går att svara på fort, eftersom det går att överblicka. Ge kort svarstid. Det är bättre att göra flera påminnelser, än att ge personerna chans att lägga mailet i ”göra senare-korgen”.

Men om du måste veta över dagen, om du har kort kort tid på dig, då är det inget annat att göra än att kavla upp ärmarna, runda ihop praktikanterna och alla kollegor du kan få med, och börja ringa.

Några råd om frågorna först:

1. Det viktigaste är att du vet vad du vill få veta. Det kan låta lätt, men det vanligaste felet är faktiskt att vi ställer för många frågor som hör hemma i ”vore kul att få veta”-kategorin snarare än i ”ger klockren nyhet”-kategorin. Är det du frågar efter mätbart? Finns det några siffror att jämföra med? Med andra ord, kan du formulera den tänkbara nyheten?

Ett tips är att kolla om någon myndighet för några år sedan har gjort en liknande enkät, eller i någon stor undersökning ställt några av de frågor du vill ha svar på. I så fall kan du kopiera frågorna du vill ha svar på, och vips så har du något att mäta emot. Stoff till den klassiska ökat-minskat-rubriken, till exempel.

2. Urvalet är viktigt. Om möjligt, välj alltid ett totalurval. Välj ett snävare urval för att kunna nå samtliga. Hellre alla kommunstyrelseordföranden i ert område än ”de i kommunfullmäktige som vi råkat få tag på”. Om du måste göra ett urval, gör det konsekvent, så att du lätt kan berätta om det i ingress eller påannons. Till exempel så kanske ni inte klarar av att fråga alla kommuner. Då går det inte att bara ta några, utan urvalet måste vara logiskt – t ex ”Vi har frågat de 20 största kommunerna”.

3. Tänk på att ha med tydliga ja- och nej-svar. Då kan du lätt sortera dem i din excelfil senare, räkna procent och allt sådant.

4. Ge en möjlighet till svar i fritext, eller kommentar, men bara en. De är guld eftersom det ger den engagerade svararen möjlighet att tipsa och lägga ut texten om det viktigaste, men fler utrymmen ger dig för mycket arbete med att läsa allt.

5. Lova inte rakt av anonymitet till alla om du inte frågar om något väldigt känsligt, men om du gör det så ge respondenten en chans att fylla i om hen ändå kan tänka sig att bli kontaktad av dig.

6. Vad du gör, glöm inte att skicka några testutskick först. Det är då vi får veta om våra klockrena frågor verkligen är så tydliga som vi tycker, eller om det finns utrymme för missförstånd. Förra året skickade jag ut en enkät som jag tyckte var så övertydlig att det inte behövdes några testutskick. Det handlade om vårdnadsutredningar av barn, och vi undrade hur många kommunen hade gjort under ett år. Men när vi fick in svaren, så gick inte de att använda. För det visade sig att SCB frågar om hur många barn de utreder varje år. Vi frågade om hur många utredningarna var. Det gjorde att några svarade hur många barn de utrett, och några svarade hur många familjer. Siffrorna gick då inte att jämföra, särskilt som vi inte visste vem som svarat vad. Det var bara att steka dem.

7. Några extra råd om ni är flera som gör enkäten via telefon: Tänk på att följa skriftliga formuleringar så att ni alla frågar samma saker på samma sätt. Förklara att du måste fråga på samma sätt för att det ska gå att jämföra, att detta är inte ett samtal utan en enkät. Om det är en ja/nej-fråga, försök få den svarande som vill lägga sig mitt emellan att ändå landa på det ena eller andra, och ge utrymme för förklaringar och nyanseringar i ”fritext”-avsnittet. Alternativt pausa undersökningen och fundera på om ni skulle ha fler svarsalternativ på just denna fråga.

8. Siffror. De är fantastiska, det är underbart att få dem, men tänk på att det är människor som svarar. Det blir lätt både skrivfel och missförstånd. Siffror som sticker ut väldigt från de övriga är oftast fel. Dubbelkolla.

9. Svarsfrekvensen, svarsfrekvensen, svarsfrekvensen. På SVT Nyheter har vi en regel om att inte publicera en undersökning som inte har mer än 51 % svarsfrekvens. Och helst ska den förstås vara betydligt högre än så. Det är bara att ringa några motvilliga eller senfärdiga till, och böna och be dem att svara. Ett bra sätt att få hög svarsfrekvens är att inte binda enkäten till personer, utan till funktioner. Alltså ”någon som jobbar på miljöförvaltningen” är bättre än att det måste var just högsta chefen som svarar. Ett annat är att förklara varför ni gör enkäten, vad den ska användas till, och hur viktig personens svar är, för att öka motivationen.

Lycka till!

Marja Grill

2 reaktioner till “Ring ring, bara du slår en signal! (Eller: Nio råd som för dig säkert över enkätens minfält)”

  1. En liten komplettering till ”2 Urvalet är viktigt”. Välja största/minsta kommunerna blir för det första trist eftersom det alltid blir samma, och – desto viktigare – gör det att det inte går att säga något om populationen (alla kommuner/socialchefer osv) eftersom förhållandena och förutsättningarna kan skilja sig kraftigt mellan kommuner av olika storlekar. Om slumpen istället får avgöra vilka kommuner som ska få svara (Excel fixar) kan du säga något om vad hela populationen tycker/tänker. Och som en bonus får du kontakt med flera olika personer.

    1. Ja, helt rätt! Dåligt exempel kanske. Jag tänkte mer på ett logiskt urval utifrån undersökningen. Exempelvis om du vill veta något som är mer vanligt förekommande i små /stora kommuner. Men absolut, korrekt slumpmässigt urval är bäst om du inte kan få till en totalundersökning.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *