Så blir du en bra arbetsledare i sommar

Sommaren kräver också skarpsynta journalister.
Sommaren kräver också skarpsynta journalister. Och arbetsledare.

Efter midsommar blir vi alla vikarier. Det vill säga sommarvikarierna tar plats på reporterstolarna – och även i många fall på arbetsledarplatserna. Folk som i vanliga fall jobbar som reportrar blir nu chefer för några veckor.

Själv har jag jobbat många somrar med vikarierande arbetsledare, och även hoppat in själv i rollen några gånger. Jag har sett både magplask och succéer – framgångsrecept och bakslagsstrategier. För reportrarna har vi tidigare beskrivit sommarvikariens gyllene regler. Men här nu för den inhoppande arbetsledaren: sju grundregler som räddar sommaren på nya stolen:

Regel nummer 1 utövas av många på ett formellt plan, men av betydligt färre på djupet och på allvar: Kräv idéer!

Motivet bakom detta är inte primärt att utveckla reportrarnas kreativa förmåga, inte heller att avlasta dig kreativt arbete (även om det är en trevlig bieffekt). Nej det viktigaste skälet att be om idéer från reportrarna är att det ökar sannolikheten att det kommer fram riktigt bra idéer! Hur briljant du och dina arbetsledarkollegor än brainstormar så kommer den rena mängden idéer att bli större om de kommer från fler håll – vilket i sig ökar sannolikheten för något riktigt bra.

Ett annat viktigt argument är att man minskar risken för tråkiga knäck. Den reporter som får ett utlägg kommer aldrig att uppamma samma energi som den som får möjlighet att förverkliga en egen idé. Även om storyn är exakt densamma.

Viktigt här är också kravställandet. Det handlar inte om att ”be om” eller ”uppmuntra” eller ”hålla dörren öppen för”. Hur många redaktioner låter jobbnärvaron enligt schemat vara något man ”ber om” eller leverans före deadline vara något man ”uppmuntrar”? Kollade fakta och korrekta citat vara något man ”håller dörren öppen för”?

Vi har tidigare skrivit om den förskräckliga hållningen att ”Vi ger visst resurser till grävande – om bara någon reporter kommer med en tillräckligt bra idé”, och detta är ungefär samma fråga. En redaktion är beroende av ett inflöde av idéer från sina medarbetare. Det gäller om möjligt än mer på sommaren då ”nyhetstorka” uppstår i form av färre pressmeddelanden från extrema aktörer. Därför ska egna idéer inte vara ett önskemål utan ett krav från den första dagen.

(Tänk på en skolminister eller nåt så glömmer du inte bort det – det är rätt att ställa krav!)

Regel nummer 2 är så enkel och avgörande att det är anmärkningsvärt hur många välavlönade chefer som inte lärt sig den än: Säg inte nej!

Bejaka den idé som reportern kommer med! Och gör det i synnerhetom det är en osäker sommarvikarie och också – och kanske inte minst – om idén är halvdålig.

Du kommer nämligen att ha alla chanser i världen att lotsa reportern rätt. Från det ögonblick du bejakat den första skissen kommer reporterns sinne att vara vidöppet för förslag på hur den ska förbättras.

(Vad som händer med sinnet på den sommarvikarie som möts av ett avmätt nej när hen samlat mod till att för första gången närma sig desken med en egen idé, det kan du ju fundera en stund på.)

Du behöver alltså alls inte älska idén för att bejaka den. Syftet med bejakandet är inte ett carte blanche åt en ofärdig tanke – det är att starta en sprudlande tankeprocess hos reportern. Och hos dig själv.

Regel nummer 3 som nog alla skriver under på i princip men som kan betyda väldigt många olika saker i praktiken varav en del direkt kontraproduktivt och destruktivt: Hjälp reportern att förvandla idén till något görbart!

Om du under punkt 2 fick skrämselhicka inför tanken på att bejaka sommarvikarien som den första dagen vill starta ett jättegräv om kommunens alla byggprojekt, så har du här din räddning. Just den idén hjälper du reportern att antingen avgränsa till ett eller flera kortare jobb (okej, vi börjar med ett bygge!) eller lägga upp som ett håltimmesgräv.

Den sistnämnda lösningen kan förvisso vara förrädisk. Repliken ”Det där kan du kolla på vid sidan om” leder oftast till att ingenting alls blir kollat – om din insats stannar där. Du måste förstås som en god arbetsledare hjälpa reportern att lägga upp en plan för sitt håltimmesgrävande, exempelvis med hjälp av en enkel Story Based Inquiry-modell: ni kommer överens om vilken arbetshypotesen är (”Om det är så här då har vi en story!”) och delar upp den i kontrollerbara beståndsdelar (”Kostnaden har ökat jämfört med ursprungsplanen”) som i sin tur landar i konkreta arbetsuppgifter (”Begär ut ursprungsplanen”).

Dessa konkreta arbetsuppgifter är sedan de håltimmesarbetsuppgifter (eller mer realistiskt: fem-minuter-medan-man-väntar-på-att-någon-ringer-tillbaka-uppgifterna) som du och reportern är överens om att hen ska utföra vid sidan av dagsjobben de kommande veckorna.

Ni bokar förstås också också ett avstämningsmöte en vecka framåt i tiden, för att se hur projektet fortskrider.

Om storyn är motsatsen till ett gräv – något vagt och luddigt utan ett uns av spänning – kanske förstärkningen måste ske åt det andra hållet. En tanke om att ”titta på det här med miljön” kräver precisering och skärpning. Vilken nyhet hoppas vi få fram? Hur lyder rubriken? Även här är din arbetsledarroll ovärderlig – och även här har du möjlighet att styra upp allt du själv kände tveksamhet inför när du bet dig i tungan för att inte säga nej till idén!

Om idén redan känns gjord blir din uppgift att växla upp den eller styra den i sidled: om man så sent som för ett halvår sedan granskade könsfördelningen i kommunens bolagsstyrelser så kanske ni nu ska undersöka om förklaringen som de ansvariga gav verkligen håller? Om ni redan gjort en rejäl genomgång av kommunens mest inflytelserika företagare så kanske det nu är dags att kartlägga idrottsföreningarnas dolda makthavare?…

Vad du än gör med idén så bör du ta med ett grundtips från Story Based Inquiry-modellen: en story är inte ett ämne, en story är inte en fråga. En story är möjligen svaret på en fråga – ett (eller flera) påstående(n) som ger nya uppgifter om världen och som (viktigt!) låter sig kontrolleras.

Din uppgift är att hjälpa reportern hitta fram till den hypotetiska storyn och därifrån komma vidare till arbetsuppgifterna – oavsett om nivån är ”slå ett kollsamtal för att se om inbrotten ökat” eller ”den stora granskningen av kommunens byggprojekt”.

(Samtidigt ska du akta dig för att malla in de vilda idéerna alltför hårt i redaktionens prydliga rutinrabatter. Vikariens idé kanske är lysande i sig själv även om den helt avviker från mallen – eller just därför. Försök testa tanken att en story behöver inte vara dålig bara för att den inte låter som alla andra stories du hört. Den är hisnande, jag vet, men ibland leder den till storverk.)

Lite som en parantes måste här också placeras regel nummer 4: Förstör inte för regel 1-3 genom att ge upp och komma springande med utlägg.

Visst, du har rätt att vara otålig. Vi ska få ut en tidning i morgon, eller en sändning i kväll, eller både ock och en webb hela tiden. Men om du släpper idéarbetet och går in med ett utlägg så riktar du också en tydlig signal till reportern och redaktionen: ”Egna idéer var bra i teorin men i praktiken så gäller lappen i handen.”

Det förrädiska är att ingen kommer att protestera. En lapp i handen är en riktigt bekväm lösning också för reportern som inte riktigt kommit igång med sin egen story. Framför allt eftersom den gör det möjligt att ta mindre ansvar för sitt jobb. Vi vet väl alla, handen på hjärtat, hur olika samtalen låter med fotografer, redigerare och andra kollegor när chefen ”tycker att vi borde åka på det här” jämfört med när man själv funnit storyn – och finner den angelägen därefter. Utlägget hanteras ofelbart lite lättvindigare, lite enklare och med lite mindre entusiasm (och i värsta fall noggrannhet) än den egna storyn. Bakom skillnaden finns delvis en ren självbevarelsedrift: om jag misslyckas med en story jag själv initierat så blir det mitt huvud som ryker vid utvärderingen. Om jag misslyckas med ett utlägg så var det…ett utlägg.

I avdelningen don’ts måste vi också lägga in regel nummer 5: Blanda inte ihop kritiska ifrågasättanden med en allmän dissighet. En god arbetsledare kräver förstås att reportern har belägg för sina påståenden, bemötanden från utpekade parter och en dramaturgi som håller för formatet. Men det är inte detsamma som att en bra bit in i arbetet börja ifrågasätta om storyn egentligen är någon story, ställa grundfrågor som visar att man varken hängt med eller litar på reportern – eller bara inta en vagt avvaktande eller passiv hållning inför materialet.

Enkelt uttryckt så ska frågan om storyn ska berättas besvaras i ett så tidigt skede som möjligt, så man sedan alltmer kan övergå till frågan hur storyn ska berättas.

Den arbetsledare som i ett sent skede måste ägna tid åt att ifrågasätta om storyn är en story har disponerat sin tid fel. Genom att inte göra detta ställningstagande i ett tidigt skede har vederbörande nu mindre tid för slutskedets verkligt viktiga ifrågasättanden: har vi hittat alla relevanta fakta, sökt alla personer, maxat publiceringsplanen osv?…

Naturligtvis betyder detta inte att du ska vara passiv under resans gång. I stället rekommenderar vi som regel nummer 6: Ligg på om det egna! 

Utgå helt enkelt från att reportern är ungefär som du själv: jobbar gärna men helst med sånt som ger en omedelbar utdelning.

Det innebär att ett håltimmesgräv eller annat mer långsiktigt projekt (hej alla forskare och utredare som läser denna blogg: långsiktigt för journalister är alltså ”mer än en dag”) alltid riskerar att hamna längre ned på den mentala priolistan än det enkla dagsjobbet.

Bästa sättet att möta den obalansen är att skapa motsvarande incitament för det långsiktiga. Visst, reportern har varken moroten eller piskan av publicering om en timme – men du kan ge vederbörande en annan morot och piska i form av ditt spontana uppdykande vid skrivbordet, önskemål om skriftlig rapport före hemgång, feedback på den senaste researchen osv.

Genom någorlunda regelbundet återkommande avstämningar får du också en möjlighet att hjälpa till när något kört fast – och att styra om reportern som börjat traska åt helt fel håll. Du kanske märker att reportern ringer och ber om formella intervjuer när hen i själva verket borde söka efter fakta (eller tvärtom) och då kan du enkelt korrigera arbetsriktningen vid ett avstämningssamtal.

Regel nummer 7: Planera för utgörning! Detta är förstås särskilt viktigt när det gäller egna idéer. En oerfaren reporter låter gärna researchen springa iväg åt flera olika håll samtidigt, och en osäker arbetsledare kan i värsta fall fylla på med ännu fler frågetecken bara för att vederbörande inte känner sig trygg i sin egen roll.

Men vi har inte evig tid för research – och platsen för publicering är begränsad. Någon måste sätta ned foten och säga att ”Nu har vi det vi behöver!” På sommaren är risken stor att vikarien är för osäker för att göra det – och alltså faller ansvaret på dig som vikarierande arbetsledare.

Om ni arbetar enligt Story Based-modellen behöver detta inte vara något dramatiskt. Då har ni under hela resans gång (lång eller kort) arbetat med en hypotetisk story som fått alltmer fasta konturer och förvandlats till en bekräftad story – som nu börjar likna ett råmanus för inslag eller text.

Om ni struntat i storybaserat-idéerna och jobbat mer ”fritt”, så kommer ni att ha ett mer svävande stoff att hantera. Då föreslår jag att ni sätter er ned med ett stort ark papper och ritar upp vad ni egentligen har – exempelvis enligt modellen Tingen-Ringen-Pilen – för att få ihop era lösa beståndsdelar till en fungerande berättelse.

Observera att även sommaren mår bra av en genomtänkt publiceringsplan. Ska verkligen alla artiklarna ut på en och samma dag? Är det inte bättre att dela upp avslöjandet, reaktionerna och den stora intervjun med den politiker som kan förväntas vilja ändra lagen? Eller ska man kanske dela upp på någon annan ledd; starta försiktigt men använda webben till att efterlysa publikens egna erfarenheter, och sedan använda dessa för artiklar dag 2 och 3? Eller göra en annan fördelning mellan webb och papper?…

Möjligheterna är oändliga, och jag tyckter generellt att många redaktioner undervärderar potentialen i sitt eget material. På sommaren finns det ju dessutom ett slags ekonomiskt värde (i meningen ”hushållande med resurser”) att till exempel sprida ut en egen reportageserie över flera dagar.

Dock behöver reportervikarien garanterat hjälp här; detta är ett område där hen inte alls kommer att ha samma förkunskap som du. Du känner redaktionen, publiken, rutinerna…dessutom behöver reportern avlastning för de sista faktakollarna, bemötandena och korrekturläsningar.

Vid alla större satsningar bör reportern vara närvarande på redaktionen under publiceringsdagarna för att hantera reaktioner, ifrågasättanden och uppföljningar. Som en god arbetsledare ser du förstås till att schemat gör detta möjligt.

Sammanfattningsvis är det min erfarenhet är att den vikarierande arbetsledaren kan göra stor skillnad under sommaren – genom att bejaka och utveckla de egna idéerna, och uppmuntra och hjälpa de osäkra reportervikarierna över hinder och förbi fallgropar. Fram till en publicering som får staten att skälva – eller åtminstone skakar om en stund mellan sommarstugorna.

Den här gången är det din tur. Lycka till!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *