Gästblogg: Allt du behöver veta för att begära ut e-post

Det tillhör tyvärr inte vardagsrutinen på svenska redaktioner att begära ut e-postmeddelanden. En reporter som börjar få riktigt god vana är Fouad Youcefi. Han har jobbat på flera olika svt-redaktioner, bland annat Uppdrag granskning,  men framför allt svt Nyheter Uppsala där Fouads grävande orsakat flera avslöjanden. 

Det är i e-posten korruptionen finns. Trots att meddelandena i e-postkorgarna i regel är allmänna handlingar så tänker många offentliganställda inte på att det de skrev till det där privata företaget, eller bokningsbekräftelsen till den där onödigt dyra resan går att begära ut.

Tack vare-epostmeddelanden har jag gjort reportage om hur ekonomichefen på det landstingsägda bussbolaget gick på en bjudmiddag med vinprovning, bubbelmingel och trerätters, som ett privat företag bjöd på. Jag har också kunnat berätta hur en landstingsjurist uppmanat en entreprenör att kringgå lagen om offentlig upphandling. Och vid ytterligare ett tillfälle kunde bland annat e-postmeddelanden visa förvirringen mellan svensk och bulgarisk polis när en dömd mördare av misstag släpptes fri.

Jag har identifierat fyra tillfällen då jag tycker att man ska begära ut e-postmeddelanden. Längre ned i posten sammanfattar jag med några konkreta tips för dig som ska begära ut e-postmeddelanden.

Vänskapskorruptionen som inte syns

Du som är lokalreporter någonstans har säkerligen funderat på varför kommunchefen och den privata företagaren så ofta syns tillsammans i offentliga sammanhang. Eller kanske har du fått ett tips om att tjänstemän eller politiker låtit sig bjudas på fotbollsresor av ett privat företag. Det är sällan den typen av vänskapskorruption syns i vanliga handlingar hos den offentliga myndigheten. Men i e-postkorgen syns de desto oftare.

När Upsala Nya Tidning avslöjade att flera personer på Sveriges lantbruksuniversitet, SLU, fått sluta på grund av misstankar om att de tagit emot mutor så blev jag nyfiken på vad som hänt bakom kulisserna. Jag begärde därför ut alla e-postmeddelanden mellan de tre personerna på SLU och företaget Ricoh som i det här fallet hade bjudit. Vi fick då bekräftat att det rört sig om bland annat en fotbollsresa till EM i Nice, vinprovning, och tennisbiljetter.

Men i mailet om vinprovning och middag såg jag något intressant. Det var inte bara de SLU-anställda som fått inbjudan.

Förkortningen GUB står för Gamla Uppsalabuss, det landstingsägda bussbolaget. Även de var alltså inbjudna till ”att fira in våren” med Ricoh. Nu återstod att bevisa vilka från Gamla Uppsalabuss som faktiskt deltog. Ovanstående var ju bara en inbjudan.

Så jag begärde ut alla e-postmeddelanden mellan ekonomichefen Lenar Arnfeldt och Ricoh, och fick träff. Det visade sig att tre av fem personer i företagets ledningsgrupp varit med på bjudmiddagen.

Så, har ni ett tips eller en känsla av att en specifik person på en myndighet eller offentligägt bolag sysslar med vänskapskorruption, så är e-posten er bästa chans när det gäller handlingar.


Vid märkliga upphandlingar

Vet du att en myndighet precis genomfört en offentlig upphandling där resultatet blev överraskande? Begär ut epostmeddelanden mellan det vinnande företag och företrädare för myndigheten. Om det finns en upphandlingsenhet på myndigheten så är det förmodligen en eller två tjänstemän där som sköter upphandlingen, tillsammans med någon sakkunnig på den enhet som upphandlingen gäller. Begär ut upphandlingshandlingarna, leta efter namn på myndighetens olika handläggare m.m, och begär sedan ut e-postmeddelanden mellan dessa och det vinnande företaget för tidsperioden före/under upphandlingen.

Granska PR-maskineriet

Gör du en granskning där du vet att myndighetens PR-avdelning är inblandad så är det bra att ta för vana att begära ut e-postmeddelanden därifrån. Jag granskade bygget av Skandionkliniken i Uppsala och insåg snabbt att kommunikationsenheten på landstinget i Uppsala var inblandat. Genom att begära ut ”all e-post som rör Skandionkliniken och min granskning” från presschefens e-post, fick jag veta hur andra landsting runtom i Sverige varnades för mina frågor om Skandionkliniken, och försågs med förslag på passande svar.

Kände chefen till missförhållandet?

Många gånger uppger myndighetschefer på olika nivåer att de inte kände till missförhållandet man precis avslöjat. Ibland visar det sig inte stämma, och ett sätt att ta reda på hur det ligger till är att begära ut e-post från myndighetschefen e-postkonto. Det är nämligen vanligt inom offentlig förvaltning att chefen är cc:ad vid känsliga frågor. Så, begär ut e-post från tjänstemannen i ditt ämne, kolla på ”Kopia-raden” vilka som fått kopior på e-postmeddelandet, och följ sedan spåret för att se om chefen på något sätt fått information om missförhållandet.

Du har inget att göra

Det går inte att komma ifrån spänningen i att läsa någon annans e-postlåda. Och oftare än man tror leder det till nyheter. Människor tenderar att e-posta när de är glada eller framförallt arga på någonting. I en e-postkorg jag nyligen begärde ut med anledning av punkt två ovan gjorde jag sökningen ”olagligt”, och fick intressanta träffar. Vid ett annat tillfälle avslöjade e-postmeddelanden hos en lokalpolitiker i Uppsala hur hen och hens politikerkollegor från samma block bråkade ordentligt – bakom kulisserna.
Att tänka på när du begär ut e-postmeddelanden:

Förbered dig

Ring till myndighetens IT-avdelning, fråga hur e-postsystemet fungerar. Kanske använder de sig av samma e-postsystem som på din redaktion. Fråga gärna uttryckligen om det är klokast att få ut en kopia på hela korgen, eller om systemet är sökbart på smidigt sätt. ”Är det möjligt för mig att begära ut alla e-postmeddelanden mellan Fouad Youcefi och e-postadresser som slutar på @korruptionsföretaget.se?” Går det att begära ut en specifik tidsperiod? Ibland visar det sig att det smartaste är att begära ut hela e-postkorgen och sedan själv leta. Ibland vill de sekretesspröva det hela, och då är det mycket bättre att vara specifik.

Var detaljrik eller överdrivet bred i din begäran

Om du har lärt dig hur e-postsystemet fungerar så sparar det dig och myndighetens personal tid när du gör din begäran. Formulera den så tydligt som möjligt. VAR ÖVERTYDLIG! Ofta tjänar du också på att beskriva exakt hur de ska gå tillväga för att behandla din begäran (längst ned i bloggposten har jag klistrat in en begäran jag gjorde nyligen). Ju tydligare du är, desto större chans att du får det du är ute efter. Och om du mot förmodan skulle upptäcka att de mörkat olika e-postmeddelanden, så tjänar du på att ha formulerat din ursprungliga begäran tydligt.

I din begäran är det bra att ha med vilket e-postkonto begäran gäller, vilken tidsperiod, vilken av korgarna på e-postkontot, samt eventuella sökord du vill att de använder sig av.

Har några e-postmeddelanden raderats?

I vissa fall kanske du vet att det faktiskt saknas något e-postmeddelande i det material du fått ut från myndigheten. Då är det bra att också ha begärt ut den s.k. loggen. De flesta e-postsystem har en logg som registrerar varje gång ett e-postmeddelande inkommer, eller skickas till/från myndighetens e-postkonton. Finns en sådan logg, begär ut den! Där framgår avsändare, mottagare, tidpunkt, och dessutom ämnesrad.

När jag undersökte huruvida kommunstyrelsens dåvarande ordförande i Uppsala, Fredrik Ahlstedt hade haft otillbörliga kontakter med ett företag som han varit Sverige-VD på, upptäckte jag genom loggen att det fanns en handfull e-postmeddelanden mellan politikern och företaget som raderats. Tyvärr anses raderad e-post inte längre vara allmän handling, trots att det ofta finns backup-kopior på e-postmeddelandena. Men med hjälp av källor går det ibland ändå att få reda på mer om raderad e-post.

Läs flera gånger

Om du gjort en begäran och fått ut handlingarna. Se till att läsa dem i lugn och ro, flera gånger. Att läsa en e-postkorg är som att spela memory, information återkommer i olika e-postmeddelanden och det gäller att hålla reda på vad som är vad, och vem som är vem i de olika konversationerna.


E-post är inte det enda kommunikationsmedlet

Om du begär ut stora mängder e-post kommer du att märka att det saknas pusselbitar lite här och var. Det behöver dock inte betyda att myndigheten mörkat och inte lämnat ut specifika e-postmeddelanden till dig. Det kan istället handla om att många faktiskt ringer upp personer som mailat och samtalar om frågan istället. Av samma skäl så är det viktigt att fortsätta din research när du fått ut e-postmeddelanden med att kontakta de som förekommer i kommunikationen och fråga vad de minns om t.ex. den där bjudmiddagen, eller kontakterna med företaget i upphandlingen.

Ett exempel

Den här begäran gjorde jag för några veckor sedan. Jag har bytt ut aktuell tjänstemans namn mot XX, aktuellt företags namn med ”korruptionsföretaget.se”, och aktuell person på företaget med ”företagaren”. 

Jag önskar ta del av allmänna handlingar, i form av e-postmeddelanden från samtliga e-postkonton som hanteras av XX (se nedanstående specifikation). Jag önskar att min begäran hanteras skyndsamt. Om ni anser att handlingarna innehåller uppgifter som omfattas av sekretess önskar jag att övriga uppgifter i handlingarna lämnas ut, och att ni översänder ett överklagbart beslut omgående.

Min begäran omfattar följande:
1. Samtliga e-postmeddelanden i INKORGEN på XX e-postkonton där avsändaradress, eller cc:ad adress har domännamnet korruptionsföretaget.se. 

2. Samtliga e-postmeddelanden i e-postkorgen för SKICKADE MEDDELANDEN på XX e-postkonton där mottagaradress, eller cc:ad adress har domännamnet korruptionsföretaget.se.

3. Samtliga e-postmeddelanden i e-postkorgen för BORTTAGNA OBJEKT (t.ex. Papperskorgen eller liknande mapp i e-postkorgen) på XX e-postkonton där avsändaradress, mottagaradress, eller cc:ad adress har domännamnet korruptionsföretaget.se.

4. Samtliga e-postmeddelanden i andra delar av XX e-postkonton där avsändaradress, mottagaradress, eller cc:ad adress har domännamnet korruptionsföretaget.se.

5. Samtliga e-postmeddelanden i samtliga ovanstående e-postlådor på e-postkonton tillhörande XX, där träff ges på sökordet ”Företagaren” eller ”Korruptionsföretaget”

Begäran omfattar tidsperioden 2015-07-25 till 2016-07-25

OBS! Enligt IT-avdelningen kan ovanstående uppgifter tas fram omedelbart genom enkla sökningar i e-postsystemet av en e-postadministratör. Därför är min förhoppning att handlingarna kan lämnas ut under dagen.

Om ni har några frågor önskar jag att ni kontaktar mig omgående på nedanstående telefonnummer.

Vänligen
Fouad Youcefi

Fouad Youcefi

2 reaktioner till “Gästblogg: Allt du behöver veta för att begära ut e-post”

  1. Fouad – jag är bara oerhört tacksam för din blogg..!! Var undersökande journalist tidigare, idag egentligen egenföretagare (skriver bla böcker) och är inte alls uppdaterad. När jag begär ut mail från polisen skriver de exakt så här:
    Ansvarig gruppchef på IT-drift och infrastrukturförvaltning meddelar att: ”De efterfrågade e-breven inte finns längre i e-postsystemet Exchange, dvs de är gallrade”.
    Detta meddelades till mig av Ann-Charlotte Hanqvist/handläggare på IT-avdelningen, kansli. Och detta meddelas mig av den person (polisinspektör) vars mail jag begärt ut (!). Kan du ge mig ett råd om hur jag går vidare? Jag vill ha ut loggen. De håller på och mörkar så det står härliga till. Dessutom tog det sex veckor innan jag fick det meddelandet. Bör jag begära ut enligt din beskrivning ovan? Jag skulle vilja förklara att de inte ska skicka frågan vidare utan registrator/it-avdening ska hantera den. Finns lagtext jag kan peka på..? Med Vänlig Hälsning Anki Bengtsson

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *