Skriva på ett moln

För den som vill spara sina egna anteckningar, texter och dokument på nätet finns numera en smärre uppsjö av tjänster.

Vi talar om allt från enkla anteckningsverktyg som till exempel Simplenote, som håller texter synkade mellan webb och mobil, till mer kraftfulla verktyg som konkurrerar med ”riktiga” kontorsprogram typ Word och Excel.

Google Docs är en gigant i sammanhanget, som numera också erbjuder möjligheten att ladda upp dokument i originalformat. För dig som sparar på myndighetsrapporter och beslut i pdf-format kan detta vara modellen för att komma åt dem både från jobbet och hemifrån, från datorn, mobilen och surfplattan.

Vi har tidigare beskrivit hur Google Docs kan användas för att gräva tillsammans med publiken, och man kan förstås även använda samarbetsfunktionerna i mindre sammanhang – till exempel dela ett manus under utveckling mellan två reportrar och en arbetsledare.

Docs ingår numera i Google Drive, som är Googles nätverkshårddisk. Google vill konkurrera med t ex populära Dropbox, som hittills haft fördelen att man inte bara haft dokumenten i ”molnet” utan också i den egna datorn. Men hos Google Drive kan man nu ladda hem ett litet program som skapar en ”hemma-hårddisk” även för detta material – ”Download Google Drive” heter länken i vänsterspalten.

Bland Googles Docs’ konkurrenter i kategorin ”kontorsprogram på nätet” har har Zoho länge beskrivits som den främsta, men numera erbjuder även Microsoft molnredigering.

Dropbox kom från andra hållet: dess huvudfunktion har aldrig varit att ersätta programvara (t ex Word), utan att erbjuda en mapp på datorn som alltid synkats mot ”molnet” och mot motsvarande mappar på andra datorer. I den grenen har Dropbox utmanats av Sugarsync som å ena sidan erbjuder större flexibilitet (man kan välja fritt vilka mappar man vill synka, t ex mellan mobil och dator) men som å andra sidan erbjuder större flexibilitet (det blir krångligare).

En annan konkurrent heter Box. Box och Dropbox konkurrerar bland annat genom att erbjuda större mängder gratisutrymme i samarbete med olika tillverkare av mobiler och surfplattor, så det kan vara mödan värt att se vad som ingår vid ett sånt inköp – eller om man kanske redan har en stor gratisdisk på nätet utan att veta om det.

Bland mobilapparna hittar man förstås varianter för de flesta tjänsterna, inklusive en dedikerad Google Drive-app, och här finns också t ex mobila kontorssviten Quickoffice (hm…numera uppköpt av Google) som kan synkas mot flera olika tjänster, däribland både Docs, Dropbox och Sugarsync.

En helt egen ingång har Workflowy som kan beskrivas som en lista för allt du vill använda den till. Lite svårt att förklara men man kan skapa ett (såvitt jag förstår) oändligt antal listor i listan med ett oändligt antal punkter i en oändlig hierarki, och dessutom #tagga nyckelord för snabb korslänkning mellan inläggen.

Alla dessa verktyg har en gratis basversion, men man kan välja att betala för mer utrymme eller funktionalitet.

Så länge man inte använder dem för sina mest känsliga uppgifter (tänk på källskyddet!) och så länge man har en genomtänkt backuprutin (i de flesta tjänsterna kan man enkelt exportera sina dokument) så kan molntjänster vara ett utmärkt sätt att underlätta arbetet för en stressad reporter som kastas mellan datorer och mobiler, företagets och privata.

Möjliga användningsområden:

• En systematisk hantering av dina jobbidéer. Ersätt de där listorna du alltid skriver på konferenser och seminarier, med en som alltid ligger överst på ditt nätkonto. Använd den för att fylla på eller radera, ändra och prioritera.
• Research kring din pågående granskning/satsning. Samla anteckningarna från telefonsamtalen med länkarna och urklippen från nätdokumenten, antingen i ett dokument per projekt eller i flera dokument som samlas i mappar. (Men du undviker förstås sånt som kan avslöja dina hemliga källor. Om de måste nämnas kan du använda koder.)
• Samla andras hela dokument i din framåtriktade research kring ditt favoritämne. Forskningsrapporter, myndighetsbeslut, protokoll… Worddokument, pdf:er och andra dokumenttyper sväljs enkelt av flera av tjänsterna.
• Manus. Som faktiskt kan påbörjas mycket tidigare än två timmar före deadline. Helst i en löpande process parallellt med researchen (men jag vet av egen erfarenhet att det är lättare sagt än gjort).

Till sist: det finns inget som utesluter att man kombinerar de olika tjänsterna, tvärtom går det enkelt att länka mellan dem och dra nytta av fördelarna hos var och en. Själv har jag i olika perioder använt nästan alla i diverse kombinationer.

Du kanske ska lägga upp kompletta dokument hos Dropbox och listor och anteckningar hos Workflowy? Eller kombinera med ”allätaren” Evernote, som ju även den innehåller en anteckningsfunktion. (Elias har beskrivit hur man kan använda Evernote för att spara träd vid manusläsning, och jag har skrivit om just Evernotes allätar-funktion.)

Har du tips på andra tjänster som hjälper dig komma åt dina texter och dokument var du än befinner dig? Eller tycker du att hela idén verkar värdelös? Lägg ut texten i kommentarsfältet nedan!

Uppdaterat 120813: På Twitter tipsar oss @jensfinnas om en ”grym lista med webbverktyg för nördiga journalister på @journalismnews”. Och vi kan bara hålla med, tack Jens för tipset!