Så missades ett scoop – och så undviker du att missa nästa

En hemlig korg att hålla koll på.
En hemlig korg att hålla koll på.

Mina gamla kollegor på Tvärsnytt berättade härom dagen den förskräckliga historien om hur ett socialkontor i Västerås missat att kolla ett mejlkonto under ett helt år. Hundratals inkommande mejl hade blivit olästa, däribland anmälningar om barn som for illa.

Via Facebook fick jag höra att något liknande hänt på en public service-redaktion, och en person som jobbar på en stor myndighet påpekade att det nog kan ha hänt på många arbetsplatser.

På min egen byter vi just nu mejlsystem, och jag blir påmind om vilka gruppostlådor jag varit ansvarig för (till exempel matvalet/at/svt.se, en adress som sattes upp för att ta emot tips och reaktioner när jag, Malin Olofsson och Linda Kakuli i början av året granskande den offentliga maten). Och även om jag inte missat att kolla någon på ett helt år, så kan jag nog inte hävda att jag haft samma koll på dessa inboxar som på min personliga.

Det är bara att erkänna: de flesta av oss är bättre på att sprida efterlysningar och kontaktuppgifter, än på att städa upp när reportageserien är slut och redaktionsintresset svalnat. Parallellt med den lysande utveckling där redaktionerna flyttar ned från elfenbenstornen för att möta publiken med crowdsourcing-projekt och sociala medier-satsningar, så lär det här problemet inte minska.

På mina föreläsningar brukar jag fråga hur många som känner till att de har en andra inbox i Facebook. Som mest har hälften räckt upp handen, ofta betydligt färre.

Ändå har Facebooks dolda inbox varit känd ett bra tag; redan 2012 uppmärksammades den av Emanuel Karlsten på Ajour. Själv förstod jag hur den fungerar på ett ganska jobbigt sätt: efter att jag skickat FB-meddelanden till ungefär hundra personer som jag visste jobbat på ett visst företag – men inte fått ett enda svar. Inte ens ett ”Jag jobbar inte längre kvar”.

Då undersökte jag saken och förstod sammanhanget: skickar jag meddelanden till en Facebookanvändare som jag inte är vän med så hamnar det i den dolda inboxen. Som nästan ingen kollar.

När jag kollade min egen första gången hittade jag ett helt gäng jag borde ha sett för länge sen. Bekanta och obekanta. Och visst, flera var spam, men där fanns definitivt mycket jag hade velat upptäcka när det kom – och inte långt efteråt.

Min egen lösning blev att skapa en påminnelse i min att göra-app. Hade jag inte använt en sån hade jag skrivit in en påminnelse som ett återkommande event i min kalender. Nu får jag en påminnelse en gång varannan vecka – längre än så ska ingen behöva vänta som hört av sig på Facebook, även om de inte är mina vänner!

Och det får väl också bli mitt allmänna tips till reportrar och redaktioner som oroas för att hamna i samma läge som socialkontoret i Västerås med gamla glömda mejlboxar: skapa påminnelser! Utgå från att ni inte kommer att komma ihåg att hålla koll!

Och till redaktionsledningen: lita inte på att den person som just nu håller mejlkollen i huvudet kommer att göra en noggrann överlämning den dag hen slutar. Hen kan få en hjärtinfarkt, hen kan glömma. Skapa en rutin som är oberoende av personer. Lägg in en översyn åtminstone en gång i halvåret, så ni åtminstone är säkra på att ni har koll på de kontaktvägar som kommuniceras externt. Mejlkonton som inte längre kollas kanske ska besvaras med ett automatsvar som ger en (fungerande) hänvisning vidare?

Precis som för socialförvaltningen i Västerås handlar det inte bara om pinsamheten när det blir känt. Utan också – och viktigast – om risken att missa viktig information. I Västerås uppger de ansvariga nu att den viktiga informationen ändå nådde fram på andra sätt – men det hade kunnat sluta annorlunda.

Min avgående vd Eva Hamilton fick en gång en exklusiv intervju med dåvarande Vänsterpartiledaren Gudrun Schyman där den sistnämnda berättade om sitt alkoholmissbruk. Schymans dåvarande pressekreterare har efteråt avslöjat att man först ringde tv4, men sedan valde att gå vidare till svt – eftersom ingen svarade på fyran.

En nyhetsredaktion har inte råd att inte svara i telefon. Samma sak borde förstås gälla för inboxarna. På mejlen, på Facebook och överallt annars.

Uppdatering 140813: Då och då ser jag kollegor som på Facebook uppmanar folk att sprida efterlysningar och uppmanar möjliga case eller kontakter att ”inboxa mig”. Det kan ju vara ett bra sätt att nå nya kontakter men då blir det också ännu viktigare att ha koll på Facebooks dolda ”Övrigt”-inbox – eftersom det är där alla eventuella svar på efterlysningen hamnar, åtminstone från de man inte redan är vän med på FB!

Uppdatering 150514: På årets grävseminarium lärde den holländske nätfantomen Henk van Ess ut att du finns flera sätt att få meddelandet man skickar att trots allt hamna i ”rätt” inbox på Facebook:

1) Betala! Den som vill kan betala några kronor så fixar Facebook det. Följ länken som dyker upp tillsammans med informationsmeddelandet om att ditt meddelande annars kommer att hamna ”fel”. Om mottagaren inte är en kändis handlar det verkligen bara om ”några” kronor (under en tia), men man kan förstås ändå irriteras på Facebooks försök att slå mynt av medlemmarnas intresse av att kontakta varandra.

2) Gå med i samma grupp/er som din mottagare är medlem av.

3) Skicka en vänförfrågan. Känns antagligen lite konstigt om du inte har för avsikt att bli vän med personen men du kan ju alltid skriva i meddelandet varför du skickar den.

Uppdatering 150515: Lysande databasredaktören Helena Bengtsson, som nuförtiden jobbar på Guardian efter många år på svt, bidrar med ytterligare en klok komplettering om den vanliga mejlen:

”Jag skulle vilja addera att man bör ta en titt i sin spamfolder ibland. Jag hittade ett helt vanligt brev där i förra veckan, ett brev som jag borde ha läst och svarat på när det kom, för fyra veckor sedan. Idag är spamfiltren ibland lite för effektiva.”

4 reaktioner till “Så missades ett scoop – och så undviker du att missa nästa”

  1. ‘Other’-inboxen är väl inte så dold? Man måste ju trycka på knappen för att komma till den vanliga inboxen, och då finns ju också ‘other’ där. Lite dold, ja, men den är ju där.

    1. Jag brukar fråga folk jag föreläser för hur många som har koll på den, och resultatet förskräcker. Max 10 procent i snitt.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *