Gästblogg: Så följer du pengarna och hittar informationen – grävarens guide till ekonomisystemet

Dagens gästbloggare är Emma Johansson, redaktör för HD Sydsvenskans grävnav, en institution inom den granskande journalistiken med flera guldspadar på kontot. Emma berättar om ett av de matigaste, men inte överutnyttjade, objekt som en granskande journalist kan ta sig an – ekonomisystemet! 

Följ pengarna!

Det är ett bra granskningstips. Låter spännande också.

Mitt tips: Bli vän med ekonomisystemet!

Det låter kanske inte lika spännande. Men det är definitivt en vänskap värd att odla.

Det mesta som händer lämnar några slags ekonomiska spår. Och ju mer du vet om hur systemet funkar, desto större chans att du hittar de uppgifter du behöver. Ett ekonomisystem i en offentlig verksamhet, till exempel en kommun eller ett kommunalt bolag, är en för bra källa för att lämna orörd. Där hittar du alla ekonomiska transaktioner, som bokförs löpande.

Dessutom är det en väldigt detaljerad och sökvänlig källa. En registrerad faktura visar inte bara vilken typ av kostnad det är (t ex konsultkostnad) utan även vilken förvaltning som ”äger” kostnaden, vem som attesterat fakturan och om den tillhör ett särskilt projekt (t ex arenabygget). Bland annat.

Det ger dig många möjligheter att hitta fakturan/kostnaden/intäkten, oavsett om du bara vet vem som attesterat fakturan eller vilken avdelning den tillhör.

Eller om du kan gissa.

Att direkt vända sig till ekonomikontoret är ofta snabbare än andra sätt. Och varför försöka hitta en upptagen tjänsteman – eller flera – som ska ge dig en siffra eller uppgift du inte har kontrollerat, när du kan vända dig till en bra förstahandskälla direkt?

Det är inte alltid man är ute efter själva summorna. Ibland är det viktigaste vem som har gjort inbetalningen eller fått betalt. På fakturorna hittar du namn och annan intressant information.

Ett litet exempel: När vi gjorde vår stora granskning av torghandeln i Helsingborg behövde vi i ett skede veta vilka personer som haft torgplatser för några år sedan. Men de gamla torgavtalen var utgallrade. Lösningen blev då att leta reda på fakturorna för torgavgiften (som sparas i tio år) och se vem de var ställda till.

Och när du på chans begär ut transaktionerna på kontot ”tillfälligt inhyrd personal” inom vård- och omsorgsförvaltningen och ser att kostnaderna rakat i höjden så är den bästa historien inte den om ett budgetunderskott. Bakom siffrorna gömmer sig alltid en mänsklig vinkel.

Ett bra dokument i det här sammanhanget är transaktionslistan. När jag begär ut kostnader för något, till exempel konsulter på stadsbyggnadsförvaltningen eller kostnader och intäkter för torghandeln, begär jag alltid att först få en lista över alla transaktioner av det här slaget under en viss tid. Då får jag tillräckligt mycket detaljerad information – enskilda belopp, leverantörsnamn, exakt hur varje transaktion har bokförts – samtidigt som jag får helhetsbilden inklusive totalsumman. Att direkt begära ut 500 fakturor riskerar att leda till att du sitter där med 480 fakturor du aldrig orkade titta på.

När vi för något år sedan granskade kalkylerna för ett jättestort bostadsprojekt vid havet i Helsingborg var vi intresserade av vad saneringen av den gamla industrimarken kunde kosta. Vi visste att en del av marken sanerats för flera år sedan och var såklart intresserade av vad det hade kostat då.  Men det mindes ingen på kommunen – förutom ekonomisystemet. Det visade sig att saneringen av just den tomten hade haft en egen projektkod, och en transaktionslista gav snabbt svaret att saneringen blivit långt dyrare än kommunen trodde från början.

Visst kan kostnader gömmas undan, eller bokföras fel. Men för den klurige finns oftast ett sätt. Finns det misstänkt lite kostnader som bokförts på representationskontot?  Tänk då från andra hållet. Vart går man om man vill representera i kommunen? Kolla sedan på fakturorna från de restaurangerna. Då ser du kanske att de bokförts på kontot för inköp av mat i skolan…

Så, för dig som vill lära dig mer om ett otroligt användbart verktyg:

• Googla och lär dig lite grundläggande bokföring om du inte redan kan.
• Begär ut myndighetens/förvaltningens kodplan. Det är en förteckning över alla de koddelar som används i bokföringen, alltså inte bara en förteckning över konton. Jag brukar tänka på det som en karta.
• Tips: om den du frågar inte vet vad du menar med kodplan så säg att du vill ha en förteckning över alla koddelar som ingår i deras kodsträng.
• Titta speciellt på koddelen projekt, som ofta kan vara intressant. Ett avgränsat projekt, t ex ett stort bygge, får ofta en egen projektkod, för att man ska kunna hålla ihop alla kostnader av olika slag som är förknippade med just det projektet (och stämma av mot budget). Såna projekt kan vara bra att hålla ögonen på, inte sällan drar de iväg.
• Boka in ett möte med valfri ekonom på den kommun/myndighet du bevakar. Helst inte chefen, utan någon som använder systemet varje dag.
• Be att få komma och få en lektion i hur de bokför sina kostnader och intäkter. Var lite påläst, men fråga om allt. Ställ frågor som ”hur skulle jag göra om jag skulle vilja veta xx”. Jag har pratat med många hjälpsamma ekonomer i olika kommuner.
• Be att få tillgång till en dator där du genom ett gästinlogg själv kan slå i systemet.

Nästa gång du gör en granskning eller bara vill vända på en sten till, glöm då inte din vän ekonomisystemet.

Fastnar du? Mejla mig så ska jag försöka hjälpa till.

Emma Johansson
Emma.johansson@hd.se
Redaktör HD Sydsvenskans grävnav